Ken je dat? Dat je aan het eind van de dag denkt: wat heb ik nou eigenlijk gedaan? Omdat je aan van alles begonnen bent, maar niks af hebt gekregen. Of omdat je simpelweg niet de energie hebt kunnen opbrengen om wat te doen. Met deze 7 tips heb jij ook een efficiënte werkdag.
Stel jezelf doelen voor de dag. Heb je een groot project wat je op moet pakken, stel jezelf per dag dan subdoelen. Zo krijg je niet het gevoel dat het allemaal te veel is en je geen overzicht hebt. Doelen stellen helpt je om bepaalde taken af te ronden en gemotiveerd te blijven. Bovendien geeft het je structuur en houvast. Fijn!
Zit je net lekker in die berekening, komt er weer een mail binnen met ‘belangrijk!’ in de onderwerpregel. Tja, dan wint je nieuwsgierigheid het natuurlijk van je efficiëntie. Of je zit in een belangrijke meeting, en kan je niet meer concentreren omdat je een niet-zo-tactvolle mail van je baas ziet binnenkomen. Die mailbox is hartstikke handig om telefonisch of face-2-face-contact te vermijden, maar het is ook een enorme concentratieverstoorder. Spreek daarom met jezelf af dat je je inbox slechts op een aantal momenten op de dag opent, en dan je mailtjes behandelt. De rest van de dag werk je ongestoord je to do-list af.
Zoals vrijwel iedereen zul ook jij bepaalde momenten op de dag hebben dat je heel energiek of heel lusteloos bent. Sommige mensen zijn bijvoorbeeld in de ochtend het meest fris, anderen pieken eind van de middag. Of wat dacht je van de welbekende 4 uurs-dip? Gááp! Plan daarom jouw uitdagende, omvangrijke of moeilijke taken op de momenten dat je fris bent, en beantwoord mailtjes of doe routinewerkzaamheden op de tijdstippen dat je je luiken amper nog open kunt houden.
Heel belangrijk als je to do-lijst eindeloos lijkt: prioriteren. Vraag jezelf af wat is urgent, wat is belangrijk, wat is urgent én belangrijk en wat kan wachten? Belangrijke én urgente zaken doe je als eerste. Urgente niet-belangrijke zaken doe je erna. Belangrijke zaken die niet-urgent zijn kun je in je agenda inplannen voor verderop in de week of maand, zodat je ze niet vergeet en er tijd voor vrijmaakt – maar niet direct. Niet-belangrijke niet-urgente zaken sodemieter je natuurlijk direct in je (virtuele) prullenbak.
Waarschijnlijk heb je die vreselijke taak al eindeloos uitgesteld, maar vandaag móet het gebeuren. Herkenbaar? Schuif het dan alsjeblieft niet voor je uit tot het einde van de dag, maar begin er direct aan tijdens je eerste koffie van de dag. Je hele werkdag knapt er – na het voltooien van die taak – enorm van op. Je kunt de wereld aan, je hebt die taak gedáán!
Een kantoortuin, vaste werkplek, stilteruimte of creatieve omgeving? De ideale werkplek is voor iedereen anders. Afhankelijk van of je voor jezelf of in loondienst werkt, heb je wellicht niet altijd grip op je omgeving. Toch is het goed om te weten onder welke omstandigheden jij het beste gedijt. Wellicht kun je bijvoorbeeld één of meer thuiswerkdagen voor jezelf regelen of kun je af en toe in een stilteruimte werken als je bepaalde taken moet uitvoeren waarbij je al je concentratie nodig hebt.
Wellicht ben je geneigd om je pauzes over te slaan als je een enorm drukke dag hebt. Toch is dit niet handig. Als je namelijk in één ruk doorwerkt, komt er een moment op de dag dat je concentratie en energie volledig zijn weggezogen. Het resultaat? Er komt niks meer uit je vingers. Op die manier werk je dus juist veel inefficiënter dan je zou willen én ben je ’s avonds hartstikke uitgeblust. Gun jezelf daarom je pauzes. Ze zijn broodnodig!
