Het overkomt ons allemaal: je loopt van de ene meeting naar de andere, bent taken aan het afronden, nieuwe projecten aan het starten, even lunchen, tussendoor belletjes plegen, mailtjes schrijven en ineens is de dag voorbij. Je bent aan één stuk door bezig geweest en alsnog heb je je to-do list niet helemaal kunnen afwerken.
Het staat buiten kijf dat je productief bent geweest, maar er lijken simpelweg niet genoeg uren te zitten in jouw werkdag. Door prioriteiten te stellen, efficiënter te werken en je tijd te beheren, kun je je productiviteit verhogen. Geen idee hoe je daaraan begint? Hier delen we enkele tips die je in een handomdraai kan toepassen.
1. Succesvol multitasken is een mythe
Richt je aandacht op één taak in plaats van drie of vier tegelijk. Ook als het om kleine, simpele dingen gaat. Als je je op één opdracht concentreert, ben je uiteindelijk veel sneller klaar dan wanneer je probeert te multitasken.
2. Plan meerdere pauzes
We hebben het dus niet uitsluitend over de lunchpauze en een enkele coffee break, maar over meerdere kortere pauzes die je over de werkdag verspreidt. Pauzes hebben namelijk een positief effect op je concentratievermogen en ook op je humeur. Maak een korte wandeling rond kantoor of ga als je wat meer tijd hebt naar buiten voor een rondje in de frisse lucht. Daarna voel je je fris en fruitig en kun je je werkzaamheden met nieuw elan oppakken.
Onze redacteur Miranda testte het uit. “Het kostte mij even tijd om uit te vogelen hoe lang zo’n pauze moet duren om het gewenste effect te hebben. En om heel eerlijk te zijn: ik ben er nog niet helemaal uit. Het voelt voor mij toch een beetje als spijbelen als ik meer dan vijf minuten van m’n werkplek weg ben, dus ik ging om te beginnen echt voor mini pauzes. En ik kan je vertellen dat dat niet werkt. Ik had nu juist meer moeite met weer in de flow komen dan wanneer ik die pauzes niet nam. Niet bepaald gunstig als je efficiënt en productief wil werken. Daarom toch maar eens tien minuten gaan spijbelen in plaats van minuscule pauzes. Dat werkte al beter. Even naar buiten gaan in zo’n pauze hielp me overigens nog meer. Maar iets houdt me toch nog wat tegen om dit dagelijks te doen. Noem het lanterfantschaamte ofzo.”
3. Beperk onderbrekingen
Hoe gezellig het ook is met collega’s, een praatje hier en discussie daar onderbreekt jouw workflow. Waarborg je voornemens om productiever te werken door preventieve maatregelen te nemen. Maak bijvoorbeeld gebruik van een koptelefoon, zodat je minder geprikkeld wordt door je omgeving. Werk in een kantoorruimte waarvan je de deur kan sluiten. Zorg ervoor dat notificaties die via je laptop en mobiel binnenkomen geluidloos zijn (stel het wel zo in dat belangrijke mededelingen hoorbaar blijven). En je kan ook aan het begin van de werkdag aangeven dat je alleen voor noodzakelijke kwesties wilt worden gestoord. Hiermee minimaliseer je afleidingen en onderbrekingen die de workflow onnodig verstoren.
4. Kleine taken: meteen doen
Als een taak minder dan twee minuten duurt, is het het meest efficiënt om deze taak te prioriteren en meteen uit te voeren. Dit levert namelijk tijdwinst op. Dus, als het minder dan twee minuten duurt, doe het dan meteen.
5. Grote taken plannen wanneer je de meeste energie hebt
Sommige mensen hebben ’s ochtends veel energie en anderen komen wat later gedurende de dag pas echt op gang. Plan grote, uitdagende taken op momenten dat je energielevel piekt. Schuif het niet door naar het einde van de werkdag wanneer je te uitgeput bent om het de aandacht te geven die het nodig heeft. Zo ga je efficiënt met je energie om, wat de productiviteit bevordert.
6. Deel je schema op in blokken
Creëer blokken van bijvoorbeeld 90 of 60 minuten waarin je je gaat richten op één taak. Plan zo heel je dag en je weet precies hoeveel tijd je aan welke projecten gaat wijden. Naast het plannen van werktijden of werkblokken, kun je ook meteen de pauzes tussendoor in je schema verwerken.
7. Maak vergaderingen prikkelend
Kijk of je de vergadering op een ietwat alternatieve manier kan houden. Door staand te vergaderen of tijdens een wandeling te meeten. Met name door beweging te integreren tijdens het vergaderen, kan je de algehele focus verhogen. Op dagen die gevuld zijn met meetings is dit een goede methode om je productiviteit gedurende dag hoog te houden.
Onze content marketeer Femke testte het uit. Ze begon enthousiast, maar het was moeilijk vol te houden: “Staand vergaderen vraagt om aanpassingsvermogen. De meeste vergaderruimtes zijn niet ingericht om staand te vergaderen. Heb je geen scherm nodig, dan zijn er meer mogelijkheden, maar alsnog moet je beschikken over een barretje of statafel. Daarnaast moet je collega’s meekrijgen. En dat was lastig. Tijdens de gehele testperiode was er niet één collega die met mij meedeed. Is het de macht der gewoonte, of had ik moeten bijschaven aan mijn overtuigingskracht? Wie zal het zeggen. De meeste overleggen waren met drie personen of meer en in het begin had ik hier lak aan, maar al gauw verviel ik in mijn oude gewoonte om te gaan zitten. Het voelt namelijk een beetje gek om als enige te staan. Dat maakte het lastiger om vol te houden. Wandelend een een-op-eenoverleg werkt prima, mits je geen grote en belangrijke actiepunten te bespreken hebt. Wandelend noteren gaat toch iets minder makkelijk.
Conclusie: staand of wandelend vergaderen is zeker iets wat ik meer in mijn werkroutine wil verwerken. Ik heb gemerkt dat de vergaderingen die ik staand of wandelend deed, veel korter en efficiënter waren. Je hebt een actievere houding en komt sneller to the point. Het werkt heel goed als je met maximaal twee collega’s bent. Is de groep groter dan wordt het al lastiger om én een geschikte ruimte te vinden én collega’s mee te krijgen.
8. De perfecte workstation
Een ergonomische stoel, een bureau dat aangepast kan worden aan jouw lichaam, directe toegang tot belangrijke stukken, genoeg te drinken en tussendoortjes binnen handbereik: het is geen overbodige luxe als je efficiënt wil werken. Een prettige workstation zorgt ervoor dat je je volledig kan richten op je werkzaamheden. En je hoeft nooit te zoeken naar benodigdheden, want alles wat je maar nodig hebt, heeft een vaste plek op jouw bureau.
Je hebt een productieve dag achter de rug als je van tevoren hebt vastgesteld wat jouw prioriteiten zijn en de bijbehorende taken in de loop van de dag uitvoert.
Door medewerkers te ondersteunen zich te specialiseren, vergaren ze steeds meer skills op een gebied. Dit komt de productiviteit ten goede, want meer expertise leidt automatisch tot een verbeterde productiviteit.
Start de dag met het plannen van je schema. Plan grotere, zwaardere taken op momenten dat je veel energie hebt. Zorg voor voldoende pauzes tussendoor. En maak het een haalbaar, realistisch schema. Op deze manier laat je zo min mogelijk aan het toeval over en heb je je dag zo efficiënt mogelijk ingedeeld.
Als je efficiënter werkt, daalt de werkdruk omdat je productiviteit omhoog gaat en ook de kwaliteit van je werk ervan profiteert. Neem daarom de tijd om te overwegen hoe je meer efficiëntie in je werk kan brengen.
