De vakantie is in zicht! Het moment waar we allemaal naar uitkijken: zonnige dagen, een rokende barbecue, verkoelende cocktails en het liefst zo min mogelijk verantwoordelijkheden en ‘moetjes’. Maar voordat je de deur op je werk met een vrolijke zwaai achter je dichtslaat, is er één belangrijke taak die je niet mag vergeten: het instellen van je out of office bericht. En laten we eerlijk zijn, wie wil er nu een saaie out of office? Of erger nog: een onduidelijke? Zeker niet jij!
Vermeld in je out of office bericht tot wanneer je er niet bent en wie jouw taken overneemt. Heb je meerdere vervangers voor verschillende taken? Vermeld dan duidelijk wie waarvoor bereikbaar is. Oh en zet er ook voor het gemak even het mailadres bij. Wel zo (klant)vriendelijk.
E-mail kun je natuurlijk overal en altijd lezen, zelfs tijdens je vakantie. Of we dat moeten willen is een tweede… Maar in sommige gevallen is het de afspraak dat je jouw mail in de gaten houdt en bij dringende zaken antwoordt. Zet daarom duidelijk in je automatische bericht of je mail sporadisch of helemaal niet gelezen wordt tot je terug bent.
Ga vooral niet de clown uithangen als dat niet is wie je bent. En houd het ook een beetje professioneel als je ook van externen mail ontvangt. Maar maak wel van de kans gebruik om de lezer een persoonlijke en vooral hartelijke out of office te sturen.
Als je dit bericht leest, dan betekent het dat je helaas niet met je billen bloot, melk uit een kokosnoot drinkt. Ik daarentegen zit lekker op het strand en mijn grootste zorg is of ik mijn zonnebril niet verlies terwijl ik op een opblaasbare flamingo ronddobber. Ja, ik ben op vakantie.
Maar geen zorgen! (naam collega) staat voor je klaar tot ik op (datum) weer terug ben. Je kunt (naam collega) bereiken via (mailadres).
Of
Sorry! Je dacht vast, wow die reageert snel! Maar nee, het is mijn out-of-office. Terwijl ik de kunst van het ijsjes eten perfectioneer en de fijne kneepjes van het siësta houden onder de knie krijg, kun je bij (naam collega) terecht met vragen over (vul in). Je kunt (naam collega) bereiken via (mailadres). Maar ik beloof plechtig om mijn goede vibes met jullie te delen wanneer ik terugkom op (datum). Tot dan, take care en vergeet niet om af en toe een ijsje te eten!
Of
Error 404: (jouw naam) not found due to Holiday
Probeer het later, na (datum dat je terug bent) opnieuw of mail (naam collega) via (mailadres collega).
Humor en emoji kunnen goed werken, maar doseer dit wel. Iedereen kan je namelijk een mail sturen (ook die belangrijke potentiële klant). Voor interne mailtjes kun je net wat meer los gaan. Bijvoorbeeld zoiets:
✅ 🌊 😴
❌ 💻 📧
🔙 14-08-2023
❓ (naam van je vervanger)
We raden je sterk aan om twee of drie dagen voor je vakantie de out of office aan te zetten. Zo voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen. Laat ook de eerste werkdag na je vakantie de out of office nog aanstaan. Dat geeft je wat meer tijd om je mailbox bij te werken. En laten we eerlijk zijn: ook om je vakantieverhalen met je collega’s te delen.
Geen creatieve bui of geen zin om zelf een leuke out of office te schrijven? Laat ChatGPT het voor je doen! Dat werkt best goed, op de aardappelschillen na dan..
Beste collega’s,
Ik ben even helemaal losgekoppeld van de realiteit, want ik ga op avontuur! Van [datum] tot [datum] ga ik genieten van mijn welverdiende vakantie. Ik zal ergens op een afgelegen tropisch eiland zitten, genietend van kokosnoten en het jagen op de perfecte zonsondergang. 🌴🌅
Helaas kan ik mijn deskundige advies en briljante grappen niet met jullie delen tijdens mijn afwezigheid. Maar wees gerust, jullie zullen mijn aanwezigheid ongetwijfeld missen. Wie moet er anders zorgen voor de dagelijkse dosis hilariteit op kantoor?
Voor dringende zaken raad ik je aan om contact op te nemen met mijn alter ego, Super Colleague, die met zijn/haar superkrachten alle problemen kan oplossen. Je kunt Super Colleague bereiken via [emailadres/telefoonnummer collega]. Wees voorzichtig, want zijn/haar superkrachten zijn ongekend!
Na mijn vakantie zal ik terugkeren naar het land der werkenden, vol energie en verhalen over mijn avonturen. Ik kijk er al naar uit om jullie te vermaken met al mijn gekke belevenissen. Maar tot die tijd, geniet van jullie werk en vergeet niet om af en toe een pauze te nemen om te dagdromen over jullie eigen tropische paradijzen.
Ik wens jullie een fantastische tijd terwijl ik aan mijn kleurtje werk. Ik zal de aardappelschillen op het kantoor missen, maar vooral jullie allemaal!
Hartelijke groeten,
[Je naam]
