Terug van vakantie: zo tem je jouw werkmailbox
Na een welverdiende vakantie vol ontspanning en quality time met de leukste mensen om je heen, is het tijd om terug te keren naar de dagelijkse realiteit. Don’t shoot the messenger maar je werkmail wacht op je. Met een stuk of 937 mailtjes. En laten we eerlijk zijn, dat is één van de uitdagingen waar we tegenop zien na de vakantie. We begrijpen de gemengde gevoelens en lichte bezorgdheid, maar geen paniek! In dit artikel delen we enkele handige tips om je na de vakantie te helpen om je werkmailbox vrijwel moeiteloos aan te pakken. Dus adem diep in, adem uit, en laten we beginnen!
Denken in oplossingen
Je zou natuurlijk een out of office aan kunnen zetten waarbij je aangeeft dat je met vakantie bent en dat alle mails die je in die periode ontvangt worden verwijderd. Is het belangrijk, mail of bel me dan na mijn vakantie. Probleem opgelost! Maar erg (klant)vriendelijk is het niet. Een andere oplossing is om een collega te vragen om je mailbox te beheren. De belangrijkste mails kunnen dan al worden opgepakt. Heb je deze optie niet, dan is het handig om te weten hoe je snel weer orde op zaken stelt in je mailbox.
Neem de tijd om te acclimatiseren
Na een heerlijke vakantie vol relaxmomentjes is het belangrijk om jezelf de tijd te gunnen om te acclimatiseren voordat je jezelf volledig onderdompelt in de e-mailchaos. Geniet van een opstartmomentje met een kop koffie en praat je collega’s bij over je vakantieavonturen.
Orde in de mailbox
Maar hoe begin je dan aan het wegwerken van je mail na de vakantie? Werk slim, niet hard. Want efficiëntie is de sleutel om die werkmailbox aan te pakken. En dat doe je met dit stappenplan:
Stap 1
Begin met je mail sorteren op afspraken. Accepteer of weiger deze. Easy peasy.
Stap 2
Vervolgens sorteer je de mails op afzender. Je kunt daardoor al direct spam en nieuwsberichten verwijderen doordat je de afzender ervan ziet.
Stap 3
Als je nu sorteert op onderwerp, zie je meerdere mails over één onderwerp bij elkaar staan. Bewaar alleen de meest recente mail per onderwerp. Ruimt je mailbox ook weer lekker op!
Stap 4
Hierna lees je de mails die nog over zijn en bepaal je wat je ermee moet doen: weggooien, direct doen, inplannen, bewaren of delegeren. Maak voor elke categorie een tijdelijke map aan of geef de mails een kleur, zodat je in één oogopslag ziet wat je ermee moet doen.
Stap 5
Als laatste stap begin je op basis van prioriteit de mails daadwerkelijk af te handelen. En kun je iets delegeren? Doe het dan vooral. Soms kun je gewoon niet alles alleen afhandelen.
Zie je ook met dit stappenplan nog als een berg op tegen je mailbox? Pak het dan in fases aan. Denk maar zo: wat al drie weken wacht kan meestal nog wel een dagje langer wachten.
Goede voorbereiding is het halve werk
Heb jij de vakantie nog tegoed? Bel dan in deze periode wat meer en mail wat minder. Elke vraag die je dan direct beantwoord krijgt, scheelt weer minimaal één mail na je vakantie. En blok alvast wat tijd in je agenda om die eerste werkdag aan die monsterlijke mailbox te beginnen. Zo voorkom je dat je direct in de wirwar van meetings wordt gezogen en kom je ook echt toe aan je mail. Stel ook een goede out of office in. Tips daarvoor vind je hier.
