We werken keihard, eten snel een boterham achter onze computer terwijl we mailtjes, appjes en telefoontjes beantwoorden. ’s Avonds klappen we onze laptop nog even open om die opdracht af te ronden. Maar vraag wat we allemaal hebben gedaan op een dag, en dan moeten we diep graven. Structuurjunkie Cynthia Schultz kan erover meepraten en was ‘vroeger’ net zo. Nu mogen we haar de koningin van het plannen en productief werken noemen. Wat haar geheim is? In ieder geval niet meer en harder werken. Juist niet.
Cynthia Schultz. Fotograaf Atelier Mabel
Jezelf op één zetten, helder hebben wat je doelen zijn, een planning maken en jezelf hieraan houden en ‘nee’ zeggen. In een notendop is dit hoe je productiever en efficiënter kunt werken. Maar in de praktijk blijkt het vaak toch minder makkelijk te zijn. In een tijd waar afleiding binnen handbereik en één notificatie weg is, is behoefte aan structuur, overzicht en productiviteit groter dan ooit. Niet voor niets dat de Structuurjunkie boeken en planners zo populair zijn. En dat we graag geholpen willen worden om meer structuur en overzicht aan te brengen in ons leven. Zo graag dat we hiervoor zelfs een (online) training volgen.
“We krijgen dagelijks veel op ons afgevuurd. Het leven is veeleisend en daarnaast willen we zelf ook heel veel. Als we geen overzicht hebben, voelen we een bepaalde onrust en daar krijgen we stress van. Het begint met jezelf op nummer één te zetten en de rest komt daarna”, start Cynthia enthousiast. Cynthia runt twee succesvolle bedrijven, Structuurjunkie en haar blog Cynthia.nl. Een burn-out jaren geleden, dwong haar om anders te gaan leven. Ze moest keuzes maken en meer structuur gaf haar houvast. Plannen kon ze altijd al goed, maar ze wilde er nog beter in worden. Door zelf te ervaren, uit te proberen en bij te schaven heeft ze geleerd wat voor haar een fijne methode is. Dit resulteerde in de Structuurjunkie methode.
“In mijn methode ligt de focus op jezelf. Wat zijn jouw doelen, wat heb je nodig om die te bereiken en hoe plan je hier alles omheen? Als je met mijn methode aan de slag gaat, ga je letterlijk stilstaan bij wat je aan het doen bent en of je daar blij van wordt. Het gaat niet alleen om slimmer werken, maar om zelfbewustzijn te creëren. Het resultaat is dat je niet alleen meer gedaan krijgt en successen gaat boeken, maar ook dat je een leuker persoon wordt. Soms vergeten we in de waan van de dag dat dit ons leven is. We gaan mee in de flow van altijd maar harder en meer werken en doen wat anderen van je verwachten. Is dat ook waar jij blij van wordt?”
Cynthia geeft meteen toe dat het niet gemakkelijk zal zijn om op deze manier te werken en dat je op weerstand zal stuiten. “Het gevoel dat je nodig en belangrijk bent is verslavend. Neem de tijd om hieraan te wennen en je zult merken dat je productiever wordt, meer gedaan krijgt en ook meer rust ervaart.”
Hoe kan het toch dat we drukker dan ooit zijn en voor ons gevoel de hele dag bezig zijn, maar onze productiviteit en efficiency daalt? “Ik geloof erin dat we niet altijd productief bezig zijn. Productief betekent voor mij dat je bezig bent met jouw doelen en projecten. Met taken die jij belangrijk vindt en die jouw prioriteit hebben. Alle overige taken, bijvoorbeeld verzoekjes van anderen, vind ik niet onder productiviteit vallen.”
Cynthia gelooft dat productiviteit niet betekent dat je zoveel mogelijk wilt doen in minder tijd. Haar credo is: werk slimmer, niet harder. Het staat haaks op andere productiviteitsgoeroes die ons willen laten geloven dat we altijd maar meer moeten en kunnen doen. “Het is een valkuil om altijd maar meer te willen. Wanneer stopt het dan? Eigenlijk straf je jezelf ook op deze manier. Je hebt efficiënt gewerkt en alle to-do’s af kunnen vinken. Daarna ga je nog meer taken oppakken en beloon je jezelf niet voor je harde werken.”
Alle to-do’s op een dag afvinken klinkt heerlijk. Maar vaak ontbreekt het ons aan focus om dingen ook daadwerkelijk af te kunnen ronden. “Je kunt je focus en aandacht vergroten door afleiding te minimaliseren. Zet meldingen uit, zodat je aandacht hebt voor datgene waar je mee bezig bent. Plan focustijden in en ga dan op een ander plek zitten of thuis werken. En werk in e-mailblokken. Daarin beantwoord je je mails en daarna sluit je je mailbox ook weer.” Cynthia noemt ook de belangrijke tip om ’s ochtends niet direct met je mail te starten, maar met je eigen to-do’s. “Anders ben je meteen al bezig met dingen van anderen en niet met je eigen prioriteiten. Als het niet anders kan open dan je mail, pak eruit wat je nodig hebt en sluit je mailbox weer. Het is ook belangrijk om dit te communiceren met je collega’s. Dat vergeten we nog vaak, maar ga erover in gesprek met elkaar zodat helder is wanneer je in focus kunt werken.”
Er is hoop voor mensen die zeggen dat ze niet kunnen plannen. Iedereen kan het leren volgens Cynthia. “Er is geen one size fits all aanpak. Iedereen heeft andere behoeften. Begin met tijd voor jezelf. Wat heb jij nodig om een fijne dag te hebben? Plan om de vaste dingen tijd voor jezelf, daarna de afspraken en taken die je moet doen. Weet wat je prioriteiten zijn en wat je zowel zakelijk als privé belangrijk vindt en plan dat in. Zorg dat je de focus hebt om deze taken te doen. Alle overige dingen zijn bijzaak. Hou ook ruimte voor dingen die tussendoor komen. Het is namelijk niet de vraag of je planning verandert, maar wanneer.”
“Ik geloof niet in alles uit de dag halen en er 200% voor gaan. Het kan en mag minder. 80% is ook goed.” Dat deze woorden uit de mond van een rasechte perfectionist komen, is verrassend.
“Vaak verzanden we in perfectionisme. Gaan we toch even door met dat project of voorbereiden van een presentatie. Terwijl het al goed is en je het kunt, je hebt er de skills voor. Het kan heel verhelderend zijn om te ervaren dat er niets gebeurt als je geen 100% geeft. Je mag ontdekken dat minder ook goed genoeg is. Ik daag mezelf hierin ook uit en hoef het niet perfect te doen. Dat vraagt om oefening, maar wanneer het lukt scheelt je dit veel tijd.”
Grenzen aangeven en ‘nee’ zeggen; het is voor velen erg lastig. Zo lastig dat Cynthia er zelfs een training over heeft gemaakt. Wat maakt het dat we zo moeilijk ‘nee’ kunnen zeggen? “We willen anderen niet teleurstellen en hen niet tot last zijn. We willen dat iedereen ons aardig vindt. Daarom zetten we onszelf op nummer twee. Vroeger in de oertijd was het heel belangrijk dat je bij de groep hoorde. Dat gevoel zit heel diep in ons. We zijn bang voor afwijzing, daarom vertonen we pleasegedrag. We willen de confrontatie en het moeilijke gesprek niet aangaan. Daarom gaan we er maar in mee. Daarna baal je dat je je grens niet hebt aangegeven. Ik zeg heel vaak ‘nee’, en ben nog steeds een aardig persoon”, sluit Cynthia lachend af.
