Feedback geven (en ook feedback ontvangen) is een vak apart. Hoe goedbedoeld je intenties ook zijn, feedback kan gemakkelijk in het verkeerde keelgat schieten. Hoe geef je nou een positieve draai aan zo’n gesprek? We delen een aantal richtlijnen die je helpen zo constructief mogelijk feedback te geven aan je collega's.
Houd het doel van de feedback voor ogen
Feedback geven is niet bedoeld om extreem kritisch, keihard of beledigend te zijn. Je geeft collega’s feedback zodat zij hun prestaties kunnen verbeteren. Dat is de achterliggende motivatie. Op- en aanmerkingen die dit doel niet dienen, laat je achterwege.
Zoek een safe space
Zoek een veilige plek waar je ongestoord en ongemerkt feedback kunt geven. Niemand wil feedback ontvangen in het bijzijn van anderen. Dit maakt de ontvanger heel kwetsbaar en zal het verloop van het gesprek niet bevorderen. Puur positieve feedback, zoals welgemeende complimenten, mogen wel en plein publique worden verkondigd.
Ben empathisch
Hoe vanzelfsprekend en gefundeerd de feedback in jouw ogen ook mag zijn, het kan voor de ontvanger als donderslag bij heldere hemel binnenkomen. Het is wel even slikken, als je te horen krijgt dat je niet optimaal functioneert. Te meer als je altijd je stinkende best doet. Dus toon empathie tegenover je gesprekspartner en bied de ruimte om de informatie te laten bezinken. Laat de ontvanger ook reageren op je feedback en vervolgvragen stellen.
De regel van twee
Je wilt tijdens een feedbacksessie maximaal twee verbeterpunten bespreken. Als je deze grens overschrijdt, is de kans groot dat de feedback overkomt als een aanval in plaats van een hulpmiddel. Maak de twee punten die je bespreekt wel zo concreet en specifiek mogelijk.
Vier positieve ontwikkelingen
Het is niet altijd van toepassing, maar als het even kan begin je met het geven van positieve feedback. En vervolgens vertel je waaraan nog gewerkt moet worden. Dit helpt je collega jouw terugkoppeling in perspectief te brengen. Wanneer je uitsluitend feedback geeft over verbeterpunten kan dat op de lange termijn leiden tot gevoelens van moedeloosheid en demotivatie. Houd de balans dus goed in de gaten.
Ben zo objectief mogelijk
Constructieve feedback draait niet om de persoonlijke eigenschappen van degene die je feedback geeft, maar om observaties over professionele resultaten. Leg dus bij het geven van feedback de nadruk hierop en toon dat je ernaar streeft een oplossing te vinden voor de huidige professionele uitdagingen. Zo maak je duidelijk dat jouw collega niet persoonlijk wordt bekritiseerd.
Wacht niet op het feedbackgesprek
Een feedbackgesprek komt slechts een paar keer per jaar voor. Het is heel gebruikelijk dat tussentijds een situatie is voorgevallen waarover je je collega terugkoppeling wilt geven. Doe dit dan ook. En het liefst zo snel mogelijk. Zodat ook voor de ontvanger van de feedback nog helder is waar het precies om gaat. Er is één uitzondering: als een situatie veel emoties oproept, dan wil je niet zo snel mogelijk het gesprek erover aangaan. Het is dan juist raadzaam de draad op te pakken zodra iedereen gekalmeerd is.
Bij het geven van feedback aan collega’s zijn er ook een aantal no-go’s die je wilt vermijden. Deze pointers gaan vooral om de vorm en niet zozeer om de inhoud. Wees je bewust van je lichaamstaal, want ook dit heeft effect op de ontvanger.
Voordat je feedback gaat bespreken, kun je het onderwerp nog toetsen aan de hand van een feedback model. Deze modellen zijn hulpmiddelen om je te ondersteunen in het geven van beknopte en specifieke feedback. Er zijn meerdere frameworks te vinden, zoals:
Allereerst is het van belang te achterhalen of de ander openstaat voor feedback. Vervolgens leg je uit om welke specifieke situatie het gaat. Dan leg je uit wat je hebt geobserveerd en het effect ervan. Als het voor de ander herkenbaar is, kunnen meteen oplossingen worden gezocht en afspraken gemaakt.
Dat is feedback die gegeven wordt met de intentie de ander te helpen zich te verbeteren.
Bij positieve feedback staan observaties centraal en geen interpretaties daarvan. Het draait om concrete feiten, niet jouw persoonlijke gevoelens.
Als een pro! Stel jezelf ervoor open en zie het als een kans om iets over jezelf te leren. Schiet dus niet in de verdediging, maar stel vragen als je het niet kan plaatsen.
